שימוש בתוכנות הנהלת חשבונות

 כפי שהבהרתי בהזדמנויות שונות, המלצתי היא שתשתמשו בתוכנת הנהלת חשבונות, אך ורק כאשר מנהל חשבונות מוסמך מזין את הנתונים. אם תתעקשו לעשות זאת בעצמכם, חשוב שתדעו כי בשוק קיימות תוכנות להתקנה על המחשב שלכם ותוכנות שעובדות "אונליין" ומאפשרות שירות נוסף של ייעוץ ומעקב. על-פי הניסיון המצטבר של חברת מנטו, נוכחנו לדעת שתוכנות ה-"אונליין" הן בעייתיות (שלא נאמר "מסוכנות") ביותר ורחוקות מלהשביע רצון. לעיתים קרובות הן מגיבות באטיות, ועלולות להכשיל ביצוע תקין. באשר לייעוץ הנלווה, הרי שמדובר בייעוץ כללי דרך גורם אנונימי שלא באמת בוחן את המסמכים שלכם. למרבה הצער, הרוב מגלים זאת בדיעבד, לאחר שכבר נעשו הטעויות וכספים רבים ירדו לטמיון. יתר על כן, ניכר שאותם "היועצים הצמודים", כביכול, אינם יכולים לבחון את כל פעולות רישום ההוצאות, ובה בעת, להתוות אסטרטגיה עסקית עם כיוון פעולה ברור.  יוצא איפה שאתם, בהיותכם בעלי העסק עלולים להפסיד סכומי כסף ניכרים כתוצאה מאובדן הטבות בעקבות מס הכנסה שלילי, או למשל, בחירה שגויה של צורת הרישום בביטוח הלאומי בהקשר לרווח הנקי בעסק.

עליכם לדעת שהכספים אותם תוציאו על התוכנה ועל הנזקים שבעקבות כישלונותיה עלולים להיות גבוהים לאין שיעור מעלותו של מנהל חשבונות לתקופה ארוכה, זאת בנוסף לדאגות שתחסכו מעצמכם אם תואילו לוותר על התוכנה.  טוב תעשו אם תתמקדו בעיסוק שלכם ותשאירו את המלחמות המסוכנות מול רשות המיסים לאותם אלו שמתמחים בכך. אם בכל זאת בחרתם בתוכנה שתנוהל על ידכם, בדקו היטב את אמינותה. בדרך כלל, תוכנות זולות יגבו מכם זמן יקר לצורך תמיכה ותיקון טעויות, לעומת תוכנות יקרות, שלמרות הנאמר, עדיין נחשבות לאמינות יותר. 

דבר חשוב לביצוע הוא בדיקה של כרטיסי הנהלת החשבונות לאיתור הוצאות חסרות. למשל, אם תפתחו את כרטיס הסלולר ותראו כי יש חשבוניות מינואר, מרץ ואפריל אז תבינו שפספסתם את החשבונית של פברואר, ולכן כדאי להזדרז להשיגה (ניתן לדרוש מע"מ רק 6 חודשים מיום הוצאת החשבונית). בכרטיסים מורכבים, למשל, בגין פרסום, מומלץ לרשום בפרטים את שם הספק, על מנת שנוכל לבחון בכרטיס הנהלת החשבונות אם קיבלנו ממנו את כל החשבוניות. אובדן חשבוניות, משמעותו פגיעה חמורה בפעילות העסק. עליכם לשאוף להתנהלות יעילה. לדוגמה, בנוגע להוצאות דלק, תוכלו להצטרף לאחת מתחנות הדלק הנותנת כרטיס תדלוק ושולחות אחת לחודש חשבונית מסודרת במייל, כך לא תאבדו חשבוניות תדלוק או לא תגלו ברגע האמת שהן דהו בשמש.

על המשמעות המכרעת של מנהל החשבונות בעסק, תוכלו לקרוא במאמר המופיע בקישור הבא:  
https://www.mento.co.il/מנהל-חשבונות/הנהלת-חשבונות/24/4/

הנכם מוזמנים להגיב או לשאול בתחתית המאמר, ואנא הקדישו רגע מזמנכם ולחצו לנו לייק בעמוד הבית.
המידע בניוזלטר הנוכחי איננו תחליף לייעוץ אישי והעובדות מובאות בכללותן.