סוגי העוסקים וסוגי הנהלת החשבונות

קיימים 4 צורות רישום לעוסקים: עוסק פטור, עוסק מורשה, שותפות וחברה בע"מ. עוסק פטור זו המתכונת הפשוטה ביותר, ע"פ הוראות ניהול ספרים, סעיף 2א קובע כי עוסק פטור מחויב לנהל רק ספר קבלות או ספר פדיון יומי ותיק תיעוד חוץ עבור איסוף ושמירה של כל ההוצאות. למעשה, עוסק פטור אינו מחויב בניהול הנהלת חשבונות. יחד עם זאת, המלצתי החמה היא כן לעשות זאת, ואני מבטיח להבהיר את משמעות המלצתי בניוזלטרים הבאים.

העוסקים המורשים והשותפויות ינהלו הנהלת חשבונות חד צידית (אלא אם הוראות ניהול ספרים מורות על הנהלת חשבונות כפולה, כמקובל בעסקים המעסיקים מספר רב של עובדים, וזאת יש לבחון  פרטנית לגבי כל עסק). הנהלת החשבונות החד צידית הינה פשוטה בעיקרה ומצריכה רישום בתוכנה מוכרת ומאושרת לניהול הנהלת חשבונות.

הכלל הבסיסי הוא שבשורות המסמך הערוך יפורטו: תאריך הוצאתו, מספר האסמכתא של המסמך (ניתן להסתפק ב-4 ספרות אחרונות) והסכום הכולל. כל שורה תשויך לכרטיס מסוים בהנהלת החשבונות, לפי אופי ההוצאה. בתוכנה יוגדרו הכרטיסים וחלוקת המע"מ בגין סוג ההוצאה. לדוגמא, בגין הוצאות מעורבות כמו סלולרי והוצאות רכב נוכל לקבל רק 2/3 מע"מ, ובגין הוצאות ממוסדות שונים, כגון עירייה, וחברות ביטוח אשר אין בהם מע"מ, הכרטיס יוגדר ללא מע"מ. דרך אגב, יש לשים לב לכך שלפעמים נדרש לרשום בגין אותו סוג הוצאה את הרישום בצורה שונה. לדוגמא, בהוצאות חנייה, אם מדובר בחניון הרי שנכיר ב-2/3 מע"מ, ואם מדובר בחנייה של העיריה, הרי שלא יהיה מע"מ. באופן דומה, יש להזהר מהוצאות אחרות שאין בהם מע"מ, כמו למשל, פרסום בחו"ל דרך גוגל או פייסבוק, או במידה וקיבלנו שירות מעוסק פטור. כלל בסיסי הוא שתהיה ברשותנו חשבונית מס על השם שלנו על מנת לקבל את המע"מ.

חברות בע"מ מחויבות לנהל הנהלת חשבונות כפולה מכוח חוק החברות. המשמעות הינה שבגין כל מסמך נרשום פעם אחת את ההוצאה, פעם שניה את התשלום ופעם שלישית נתאם את ביצוע התשלום מול הבנק. היתרון הגדול בהנהלת החשבונות הכפולה הוא שאם העסק מתנהל על-ידי מנהל חשבונות איכותי וקפדן, הוא תמיד יאתר בזמן הוצאות ששכחתם להביא, הודות לבחינת ההתאמה על-פי ביצועי התשלום, אם דרך הבנק, בשיק או בכרטיס אשראי. יחד עם זאת, עליכם לדעת כי לפקיד השומה הרבה יותר קל לבקר הנהלת חשבונות כפולה, ולכן מי שאינו חייב בזאת, לא מומלץ לו לנהל הנהלת חשבונות כפולה, מה גם שמחירה הרבה יותר יקר. נא הקדישו רגע מזמנכם ולחצו על "לייק" בעמוד הנהלת החשבונות שלנו באתר מנטו.

המידע בניוזלטר הנוכחי איננו תחליף לייעוץ אישי והעובדות מובאות בכללותן.